Zuletzt aktualisiert: 26. Oktober 2026
Casemeister („wir“, „uns“ oder „unser“) legt großen Wert auf den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten. In dieser Datenschutzerklärung erläutern wir, welche Daten wir erheben, warum wir dies tun, an wen wir sie weitergeben und wie wir damit umgehen.
Diese Datenschutzerklärung gilt für alle Dienste von Casemeister, darunter unsere Websites casemeister.nl und casemeister.com sowie die Casemeister-Anwendung (app.casemeister.com).
Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist:
Neddev B.V. (Casemeister ist eine Marke von Neddev)
E-Mail: privacy@casemeister.com
Handelsregisternummer (KvK): 65641922
Rolle als Auftragsverarbeiter. Das Vorstehende gilt für Daten, die wir für eigene Zwecke verarbeiten (Konten, Rechnungsstellung, Website). Für Daten, die eine Kanzlei in Casemeister über ihre Mandanten und Gegenparteien verarbeitet — darunter Akten, Dokumente, E-Mails und WhatsApp-Nachrichten — ist die Kanzlei der Verantwortliche und Neddev B.V. handelt als Auftragsverarbeiter auf Grundlage des Auftragsverarbeitungsvertrags.
Wir erheben und verarbeiten die folgenden Kategorien personenbezogener Daten:
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten für die folgenden Zwecke:
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage der folgenden Rechtsgrundlagen:
Wir bewahren Ihre personenbezogenen Daten nicht länger auf als erforderlich:
| Datenart | Aufbewahrungsfrist | Erläuterung |
|---|---|---|
| Kontodaten | Bis zu 2 Jahre nach Beendigung | Für etwaige Fragen oder Ansprüche |
| Aktendaten | Bis zur Löschung durch den Kunden | Der Kunde bestimmt die Aufbewahrungsfrist; nach Kündigung 30 Tage Exportzeitraum |
| Rechnungsdaten | 7 Jahre | Gesetzliche Aufbewahrungspflicht (steuerlich) |
| Protokolldateien | Höchstens 12 Monate | Sicherheit und Fehlerbehebung |
| Back-ups | Höchstens 35 Tage (rollierend) | Notfallwiederherstellung (Disaster Recovery) |
Casemeister setzt künstliche Intelligenz (KI) für verschiedene Funktionen ein, darunter die Dokumentenerstellung, einen digitalen Assistenten und die Spracherkennung.
Bevor Daten von KI-Diensten verarbeitet werden, werden sie innerhalb unserer eigenen Umgebung in der EU vorverarbeitet. Dabei werden:
Dadurch verlassen identifizierbare personenbezogene Daten die Europäische Union grundsätzlich nicht. Die KI-Dienstleister erhalten ausschließlich maskierte Daten.
Die KI-Funktionen werden ausschließlich als Hilfsmittel eingesetzt. Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt. Sämtliche KI-generierten Ergebnisse sind vom Nutzer zu überprüfen.
Anwendungsbereich. Nur wenn eine Kanzlei ihr eigenes WhatsApp-Business-Konto über Meta mit Casemeister verknüpft. Ohne Verknüpfung verarbeitet Casemeister keine WhatsApp-Daten.
Rollen. Die Kanzlei ist Verantwortlicher für die Nachrichten mit ihren Mandanten. Neddev B.V. (Casemeister) verarbeitet diese Daten ausschließlich im Auftrag der Kanzlei (Auftragsverarbeiter, Art. 28 DSGVO). Meta Platforms Ireland Ltd. stellt die WhatsApp Business Platform bereit; hierfür gelten zusätzlich die Bedingungen und die Datenschutzrichtlinie von WhatsApp/Meta.
Welche Daten.
Zwecke. Nachrichten im Namen der Kanzlei empfangen, anzeigen und beantworten; Nachrichten und Medien bei der richtigen Akte speichern; genehmigte Nachrichtenvorlagen verwalten und versenden; die Anbindung absichern und verwalten; optional eine Erstbearbeitung durch einen KI-Assistenten.
Rechtsgrundlage. Casemeister verarbeitet als Auftragsverarbeiter auf Weisung der Kanzlei. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung selbst bestimmt die Kanzlei (in der Regel die Erfüllung des Mandatsvertrags mit dem Mandanten, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, oder ein berechtigtes Interesse).
KI (optional, standardmäßig deaktiviert). Nur wenn die Kanzlei den WhatsApp-Assistenten aktiviert, werden Nachrichten von einem KI-Dienstleister verarbeitet, der als Auftragsverarbeiter tätig wird (mit Auftragsverarbeitungsvertrag, Verarbeitung innerhalb der EU), nachdem personenbezogene Daten so weit wie möglich abgeschirmt wurden. Der Assistent gibt keine Akteninformationen heraus, bevor die Identität des Absenders verifiziert ist, und übergibt das Gespräch bei Bedarf an einen Mitarbeiter. Der Vorlagenassistent (Hilfe beim Erstellen von Nachrichtenvorlagen) nutzt einen gleichartigen KI-Dienstleister und erhält ausschließlich die Beschreibung der Vorlage und den Namen der Kanzlei — niemals Nachrichten oder Mandantendaten.
Aufbewahrungsfristen. Nachrichten und Medien bleiben gespeichert, solange die Kanzlei sie in der Akte oder im Posteingang aufbewahrt, und werden gemäß Abschnitt 6 gelöscht (nach Kündigung 30 Tage Exportzeitraum; Back-ups laufen innerhalb von höchstens 35 Tagen ab). Bei Trennung der Anbindung wird das Zugriffstoken sofort gelöscht. Meta speichert Nachrichten gemäß seinen eigenen Richtlinien.
Übermittlung außerhalb der EU. Casemeister speichert WhatsApp-Daten in Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden. Nachrichten laufen über die Infrastruktur von Meta, die Daten auch außerhalb der EU auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework und/oder von Standardvertragsklauseln verarbeiten kann.
Sicherheit. Zugriffstoken und PIN werden verschlüsselt gespeichert; Nachrichten von Meta werden auf Echtheit geprüft; strikte Trennung zwischen Kanzleien; nur Administratoren der Kanzlei können die Anbindung herstellen, trennen oder den KI-Assistenten aktivieren; TLS für den gesamten Datenverkehr.
Rechte der betroffenen Personen. Mandanten üben ihre Rechte gegenüber der Kanzlei aus, mit der sie über WhatsApp in Kontakt stehen; wir unterstützen die Kanzlei dabei. Wenn Sie nicht wissen, um welche Kanzlei es sich handelt, schreiben Sie an privacy@casemeister.com; wir leiten die Anfrage weiter. Siehe auch Datenlöschung (auf Englisch).
Was geschieht. Gespräche, die Sie über die Casemeister-App führen oder empfangen, werden vom Betriebssystem Ihres Telefons in die Anrufliste des Geräts eingetragen, mit Name und Nummer der anderen Partei, der Richtung (eingehend, ausgehend oder verpasst), dem Zeitpunkt und der Dauer. Unter Android geschieht dies ab Android 16 (QPR2) im Anrufverlauf der Telefon-App; auf dem iPhone in der Anrufliste der Telefon-App. Gruppengespräche und Gespräche ohne anrufbare Nummer werden nicht erfasst.
Nur auf Ihrem Gerät. Diese Daten werden nicht an Casemeister übermittelt und von uns nicht an Dritte weitergegeben. Bitte beachten Sie jedoch, dass andere Apps mit Zugriff auf Ihre Anrufliste sie lesen können, dass sie in die Sicherung Ihres Geräts einbezogen werden können (auf dem iPhone wird die Anrufliste über iCloud synchronisiert) und dass sie nach der Abmeldung von Casemeister erhalten bleiben.
Deaktivieren und löschen. Die Funktion ist standardmäßig aktiviert. Sie deaktivieren sie in der App: unter Android über Naam tonen in auto en op horloge (Namen im Auto und auf der Uhr anzeigen), auf dem iPhone über Anrufe in Anrufliste anzeigen. Danach werden keine neuen Gespräche mehr hinzugefügt. Bestehende Einträge löschen Sie in der Telefon-App. Unter Android können Sie die Verknüpfung auch über Einstellungen → Anrufkonten → Integrierte Anruflisten → Casemeister deaktivieren; das System löscht dann auch die bestehenden Einträge.
Für die Casemeister-Apps für iPhone, iPad und Android gilt ergänzend Folgendes. Auch hier handelt Neddev B.V. als Auftragsverarbeiter für die Kanzlei.
Push-Benachrichtigungen. Die Apps erhalten Benachrichtigungen (etwa eingehende Anrufe, Nachrichten und Erinnerungen) über den Push-Dienst des Betriebssystems Ihres Geräts (Apple oder Google). Um Benachrichtigungen zustellen zu können, speichern wir ein Geräte-Token dieses Push-Dienstes zu Ihrem Konto, zusammen mit einer zufälligen Geräte-ID und dem Gerätenamen. Den Inhalt von Benachrichtigungen halten wir so gering wie möglich: Wo möglich wird die Vorschau verschlüsselt gesendet und erst auf Ihrem Gerät entschlüsselt, der sichtbare Text ist neutral, auf dem Sperrbildschirm wird kein Inhalt angezeigt, und Benachrichtigungen zu Offline-Akten enthalten keine Akteninhalte. Bei der Abmeldung wird das Geräte-Token gelöscht und die Benachrichtigungen auf dem Gerät werden entfernt.
Telefonie und Kontakte (Android). Nur wenn Sie dies erlauben, verwendet die App die Kontakte auf Ihrem Gerät, um bei einem ein- oder ausgehenden Anruf den Namen zu einer Nummer anzuzeigen, die Casemeister nicht kennt. Dies geschieht ausschließlich auf dem Gerät; aus Ihrem Telefonbuch wird nichts an Casemeister übermittelt. Die App liest die Anrufliste des Geräts nicht; zu dem, was das Betriebssystem selbst in die Anrufliste einträgt, siehe Abschnitt 7b. Der Anrufverlauf der Kanzleitelefonie (Nummern, Zeitpunkt, Dauer, Richtung) wird in Casemeister auf dem Server als Teil des Dienstes verarbeitet (siehe Abschnitt 3.3). Nach einem Anruf sendet die App einen technischen Qualitätsbericht (etwa Latenz und Paketverlust), ohne Ton, Nummern oder Namen.
Offline-Akten. Wenn die Kanzlei dies erlaubt, können Sie Akten offline verfügbar machen. Die ausgewählten und zuletzt geöffneten Akten mit den zugehörigen Dokumenten, Notizen, Aufgaben und E-Mails werden dann verschlüsselt auf Ihrem Gerät gespeichert. Der Schlüssel wird durch den sicheren Schlüsselspeicher des Geräts geschützt und, wenn die Kanzlei eine App-Sperre verlangt, erst freigegeben, nachdem Sie die App entsperrt haben. Die Daten sind von Gerätesicherungen ausgenommen. Solange Sie angemeldet sind, hält die App die Offline-Daten im Hintergrund aktuell; Dateien werden nur über eine nicht getaktete Verbindung (etwa WLAN) heruntergeladen. Offline-Daten werden automatisch gelöscht nach Ablauf der von der Kanzlei festgelegten maximalen Offline-Dauer ohne Kontakt zum Server, bei der Abmeldung, wenn Ihre Sitzung widerrufen wird, wenn die Kanzlei die Funktion abschaltet oder wenn die Kanzlei das Gerät aus der Ferne löschen lässt.
Diktieren. Sprache, die Sie in der App diktieren, wird nach Möglichkeit auf Ihrem Gerät selbst erkannt; die Aufnahme verlässt das Gerät dann nicht. Ist das auf Ihrem Gerät nicht möglich, wird die Aufnahme an Casemeister gesendet und über einen Spracherkennungsdienst, der als Auftragsverarbeiter handelt, in Text umgewandelt. Casemeister speichert die Aufnahme danach nicht. Der Sprachdienst des Betriebssystems wird hierfür nicht verwendet.
Update-Prüfung. Die App sendet regelmäßig ihre Versions- und Buildnummer sowie die Plattform an Casemeister, um zu prüfen, ob ein Update verfügbar oder erforderlich ist. Dabei werden keine personenbezogenen Daten übermittelt.
Fehlerberichte und Feedback. Wenn Sie angemeldet sind, sendet die App eigene Absturz- und Fehlerberichte (technische Daten wie App- und Systemversion und Gerätemodell, ohne Akten- oder Mandantendaten) an Casemeister, um die Stabilität zu verbessern. Es werden keine Werbe-IDs, Standortdaten oder externen Analyse- oder Tracking-Dienste verwendet.
Wir geben Ihre personenbezogenen Daten nur dann an Dritte weiter, wenn dies für die Erbringung unserer Dienste erforderlich ist. Mit allen Parteien wurden Auftragsverarbeitungsverträge geschlossen.
Wir setzen die folgenden Kategorien von Unterauftragsverarbeitern ein:
| Kategorie | Zweck | Standort |
|---|---|---|
| Hosting-Anbieter | Server, Speicher und Infrastruktur | EU (Deutschland) |
| Datenbankanbieter | Speicherung von Anwendungsdaten | EU |
| Zahlungsdienstleister | Abwicklung von Zahlungen und Abonnements | EU (Niederlande) |
| E-Mail-Anbieter | Versand transaktionaler E-Mails | EU |
| KI-Dienstleister | KI-Funktionen (maskierte Daten, siehe Abschnitt 7) | EU und USA (mit SCCs) |
| E-Mail-/Kalenderintegration | Synchronisierung von E-Mail und Kalender (sofern vom Kunden aktiviert) | EU und USA (mit SCCs) |
| Dokumentenbearbeitung | Online-Bearbeitung von Dokumenten | EU |
Eine aktuelle Übersicht der von uns eingesetzten Auftragsverarbeiter und Unterauftragsverarbeiter ist auf Anfrage über privacy@casemeister.com erhältlich.
Wir verkaufen Ihre Daten niemals an Dritte.
Der weitaus größte Teil Ihrer Daten wird innerhalb der Europäischen Union gespeichert und verarbeitet (Rechenzentren in Deutschland und den Niederlanden).
Für bestimmte KI-Dienste und optionale Integrationen kann eine Übermittlung von Daten in die Vereinigten Staaten stattfinden. Dabei gelten die folgenden Garantien gemäß Kapitel V der DSGVO:
Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten:
Nach der DSGVO haben Sie die folgenden Rechte:
Zur Ausübung dieser Rechte können Sie sich an privacy@casemeister.com wenden. Wir beantworten Ihre Anfrage innerhalb von 30 Tagen.
Unsere Anwendung verwendet ausschließlich funktionale Cookies, die für das Funktionieren des Dienstes unbedingt erforderlich sind:
Wir verwenden keine Analyse-, Tracking- oder Werbecookies.
Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit anpassen. Über wesentliche Änderungen informieren wir Sie per E-Mail oder über eine Mitteilung in der Anwendung. Die aktuelle Fassung ist stets auf dieser Seite verfügbar.
Haben Sie Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten?
Neddev B.V. (Casemeister ist eine Marke von Neddev)
Datenschutz: privacy@casemeister.com
Allgemein: info@casemeister.com
Wenn Sie mit der Art und Weise, wie wir mit Ihren Daten umgehen, nicht zufrieden sind, haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei der Autoriteit Persoonsgegevens (niederländische Datenschutzbehörde) einzureichen.